Pasal 1 Peraturan Jabatan Notaris Jo Pasal 1 angka 1 UU No.30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN) menyatakan bahwa Notaris adalah pejabat umum yang berwenang membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.

Sedangkan dalam Pasal 1 angka 7 disebutkan Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini.

Selain akta otentik, terdapat jenis akta lain yaitu akta bawah tangan. Perbedaan antara akta otentik dengan akta bawah tangan antara lain adalah pada kekuatan pembuktian dan kekuatan eksekutorialnya.

Jenis akta :

  1. Akta otentik : yaitu akta yang seluruh prosesnya dibuat oleh notaris, mulai dari penyusunannya sampai penandatanganannya.
  2. Akta bawah tangan, terdapat beberapa macam yaitu :
    1. Akta yang dibuat oleh para pihak, tanpa kehadiran atau keterlibatan notaris
    2. Akta yang dibuat oleh parapihak tanpa kehadiran notaris, tapi lalu kemudian didaftarakan ke notaris
    3. Akta bawah tangan yang dibuat para pihak yang lalu dilegalisasi di hadapan notaris. Artinya proses pembuatannya dilakukan oleh para pihak, tidak melibatkan notaris, tetapi pada saat penandatanganan dilakukan di hadapan notaris

Pengertian akta otentik menurut ketentuan Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) yaitu ”Suatu akta otentik ialah suatu akta yang di dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang, dibuat oleh atau dihadapan pegawaipegawai umum yang berkuasa untuk itu di tempat di mana akta dibuatnya.”

Syarat agar suatu akta menjadi akta otentik adalah :

  1. Akta otentik harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang.
  2. Akta otentik tersebut harus dibuat dihadapan atau oleh pejabat umum (openbaar ambtenaar). Kata ”dihadapan” menunjukkan bahwa akta tersebut dibuat atas permintaan seseorang, sedangkan akta yang dibuat ”oleh” pejabat umum karena adanya suatu kejadian, pemeriksaan, keputusan, dan sebagainya (berita acara rapat, protes wesel, dll).
  3. Pejabat yang membuat akta tersebut harus berwenang untuk maksud itu di tempat akta tersebut dibuat. Berwenang (bevoegd) dalam hal ini khususnya menyangkut : (1) jabatannya dan jenis akta yang dibuatnya; (2) hari dan tanggal pembuatan akta; dan (3) tempat akta dibuat.

Akta otentik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu :

  1. Akta yang dibuat oleh notaris atau yang biasa disebut dengan istilah Akta Relaas atau Berita Acara. Dalam akta ini notaris menerangkan/memberikan dalam jabatannya sebagai pejabat umum kesaksian dari semua yang dilihat, disaksikan dan dialaminya mengenai sesuatu yang dilakukan pihak lain. Notaris benar-benar bertanggungjawab atas kebenaran isi dari akta tersebut. Contoh akta ini adalah berita acara rapat pemegang saham, berita acara penarikan undian, akta pencatatan budel
  2. Akta yang dibuat dihadapan notaris, biasa disebut dengan istilah Akta Pihak atau Akta Partij, akta ini dibuat oleh notaris berdasarkan keteranganketerangan dari orang-orang yang bertindak sebagai pihak-pihak dalam akta itu. Kehendak para pihak dicantumkan dalam akta tersebut oleh notaris.

Sebuah akta otentik merupakan dokumen yang sah dan dapat menjadi alat bukti yang sempurna. Sempurna di sini berarti Hakim menganggap semua yang tertera dalam akta merupakan hal yang benar, kecuali ada akta lain yang dapat membuktikan isi akta pertama tersebut salah. Oleh karena itu, pembuatan sebuah akta otentik menjadi sesuatu yang penting. Memiliki akta otentik berarti kita memiliki bukti atau landasan yang kuat di mata hukum.

suatu akta otentk memiliki tiga kekuatan pembuktian, yaitu kekuatan pembuktian lahiriah, kekuatan pembuktian formal, dan kekuatan pembuktian materiil. Oleh karena suatu akta otentik memiliki ketiga kekuatan pembuktian, maka suatu akta otentik merupakan suatu alat bukti yang sempurna. Apabila suatu akta otentik ternyata tidak memenuhi kekuatan pembuktian lahir, formil maupun materil dan tidak memenuhi syarat otentisitas maka akta otentik tidak lagi disebut sebagai akta otentik melainkan hanya akta di bawah tangan.

Nilai kekuatan pembuktian (bewijskracht) yang melekat pada Akta Otentik diatur dalam pasal 1870 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) jo pasal 285 RBG adalah : sempurna (volledig bewijskracht), dan mengikat (bindende bewijskracht), sehingga Akta Otentik dapat berdiri sendiri tanpa memerlukan bantuan atau dukungan alat bukti yang lain, dengan kata lain Akta Otentik yang berdiri sendiri menurut hukum telah memenuhi ketentuan batas minimal pembuktian.

Risalah RUPS

Setiap penyelenggaraan RUPS wajib dibuat risalahnya. RUPS yang tidak dibuat risalahnya tidak sah dan dianggap tidak pernah ada sehingga akibatnya hal-hal yang diputuskan dan ditetapkan dalam RUPS tidak dapat dilaksanakan. Risalah RUPS yang tidak dibuat dengan akta notaris menurut ketentuan pasal 90 ayat (1) UUPT wajib ditandatangani oleh:

  1. Ketua Rapat
  2. Paling sedikit satu pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta rapat.

Sedangkan risalah RUPS (atau RUPSLB) yang kemudian dituangkan dalam bentuk akta notaris itu dapat pula dilakukan dengan cara notaris turut menghadiri kegiatan RUPS tersebut. Sehingga notaris dalam hal ini menyaksikan dan mendengar sendiri proses berjalannya RUPS, sehingga pada saat ia membuat akta, akta tersebut adalah termasuk akta otentik.

Berpedoman pada Pasal 90 UU No. 40 Tahun 2007 tentang PT, Risalah RUPS dapat dibuat dengan 2 cara, yaitu :

1)      Secara di bawah tangan (underhand) yang dibuat dan disusun sendiri oleh direksi perseroan.

2)      Secara akta notaris (akta otentik) yang dibuat dan disusun oleh notaris.

Adapun bunyi pasal 90 tersebut adalah :

1)      Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS

2)      Tanda tangan sebagaimana pada ayat (1) tidak disyaratkan apabila risalah RUPS dibuat dengan akta notaris

 

Secara di bawah tangan (underhand)

Dalam prakteknya risalah RUPS yang dibuat secara di bawah tangan bisa disebut notulen atau risalah. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS tahunan hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang dianggap hanya berlaku di dalam lingkungan perseroan sendiri, dan keputusan-keputusan dari RUPS tersebut tidak memerlukan persetujuan dari atau harus dilaporkan atau diberitahukan kepada Menhumkam, sehingga menurut pertimbangan Direksi dan/atau para pemegang saham Perseroan Notulen/Risalah

RUPS tersebut tidak harus berbentuk akta otentik.

Penandatangan dengan Akta Notaris

Notulen/Risalah yang dibuat Notaris disebut berita acara. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS Tahunan tidak hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang hanya berlaku di dalam lingkungan Perseroan sendiri, tetapi juga memutuskan hal-hal yang harus dimintakan persetujuan dari atau harus dilaporkan dan diberitahukan kepada Menteri sebagaimana yang diatur dalam Pasal 21 UUPT

Iklan